Oleh: Dr Iskandar, MPd
Transformasi Organisasi Perguruan Tinggi. Suatu kehidupan organisasi tidak terlepas dari pengaruh lingkungan internal dan eksternal, karena organisasi sebagai suatu sistem selalu berinteraksi dengan lingkungannya. Organisasi yang tidak responsif dan adaptif terhadap perkembangan lingkungan yang kompleks dan penuh ketidakpastian sudah tentu tidak menguntungkan organisasi di dalam menghadapi persaingan global yang semakin kompetitif dengan munculnya kedewasaan dan kesadaran yang tinggi.
Diera sekarang ini, menurut Espejo, et.al (1996) "the competitive landscape is changing, and new models of competitiveness are needed to deal with the challenges a head". Pernyataan tersebut menunjukkan bahwa organisasi dituntut untuk mengembangkan dan meningkatkan kemampuan sehingga organisasi mampu memberikan kualitas ouput pelayanan yang bermutu kepada pelanggannya mengingat kompetisi yang makin meningkat.
Menurut Gouillart & Kelly (1995). Transformasi adalah pergeseran pola kerja, budaya organisasi, nilai-nilai, strategi secara fundamental, melakukan transformasi organisasi merupakan kebutuhan yang tidak bisa dihindari oleh setiap organisasi mengingat lingkungan eksternal yang selalu mempengaruhi organisasi berubah begitu cepat.
Perguruan tinggi merupakan organisasi terbuka yang bergerak dalam bidang pendidikan tinggi yang diberi tugas oleh negara untuk melaksanakan proses tridharma perguruan tinggi. Perkembangan pendidikan tinggi dewasa ini telah menimbulkan keprihatinan meluas di tengah masyarakat. terlebih dihadapkan pada krisis multidimensional yang berkepanjangan.
Masyarakat pun mengharapkan kepastian perguruan tinggi mampu menyiapkan SDM yang siap menghadapi kompetisi global.
Pelaksanaan penjaminan mutu pendidikan (quality assurance) pada suatu Perguruan Tinggi bertujuan untuk memelihara dan meningkatkan mutu penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi yang berstandar yang yang dituntut diperbaiki secara berkelanjutan (continious improvement).
Proses tersebut dijalankan oleh perguruan tinggi untuk memenuhi kebutuhan serta kepuasan stakeholder, internal dan eksternal terhadap penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
Penjaminan mutu pendidikan tinggi merupakan program yang penting dan wajib dilaksanakan oleh semua institusi penyelenggara pendidikan tinggi berdasarkan Undangundang Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi mengamanatkan bahwa Perguruan Tinggi untuk dapat menetapkan dan melaksanakan standar penjaminan mutu.
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Sebagai Alat Bantu Mengelola Organisasi Perguruan Tinggi. ISO 9001:2008 merupakan standar international yang mengatur tentang sistem manajemen mutu (Quality Management System), dapat diterapkan untuk seluruh jenis dan bentuk organisasi termasuk lembaga pendidikan seperti sekolah dan perguruan tinggi.
Pada bidang pendidikan, ISO 9001:2008 didukung oleh International Workshop Agreement (IWA) 2 sebagai pedoman penerapan ISO 9001:2008 di lembaga pendidikan.
ISO 9001:2008 fokus pada efektifitas proses continual improvement dengan Pilar Utama pola berpikir PDCA (Plan Do Check Action), dimana dalam setiap proses senantiasa melakukan Perencanaan yang matang, Implementasi yang terukur dengan jelas, dilakukan evaluasi dan Analisis data yang akurat serta Tindakan perbaikan yang sesuai dan Monitoring pelaksanaannya agar benar-benar bisa menuntaskan masalah yang terjadi di organisasi.
Keuntungan implementasi ISO 9001:2008 pada lembaga pendidikan adalah dengan diperolehnya sertifikat ISO 9001:2008 oleh lembaga pendidikan , berarti lembaga pendidikan tersebut telah terbukti menerapkan sistem manajemen mutu yang terstandar dan terukur.
Transformasi IAIN Untuk Berkemajuan dan Berkeadaban. Pada tanggal 25 Pebruari 2013 IAIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi melalui pimpinan dan civitas akademika menyepakati dan memutuskan untuk melakukan transformasi organisasi dengan maksud dan tujuan melakukan restrukturisasi, rekonstruksi, reposisi, dan revitalisasi berbagai fungsi serta komponen organisasi diperlukan dalam proses transformasi melalui Sistem Manjamen Mutu ISO 9001:2008.
Secara garis besar, ada empat prasyarat keberhasilan transformasi perguruan tinggi. Pertama, penyelarasan secara bertahap struktur kelembagaan (program dan sumber daya) dengan perilaku civitas akademikanya untuk mencapai kinerja yang ditargetkan (performance).
Setiap pimpinan dan civitas akademika harus mempunyai komitmen terhadap target mutu, ketepatan waktu, dan efektivitas program. Kedua, orientasi proses akademik, kampus sebagai tempat berlangsungnya proses akademik wajib menjadikan proses ilmiah sebagai tradisi dalam setiap denyut nadi gerakannya, menjadikan berfikir ilmiah sebagai tradisi dalam menilai, menetapkan keputusan dan mengambil sikap adalah cara cerdas yang tidak bisa ditunda lagi.
Dipastikan Perguruan Tinggi tersebut akan ditinggalkan oleh mesin kemajuan bila tidak bisa keluar dari kotak-kotak kecil, kepentingan dan interes jangka pandek dan bentuk berfikir sempit lainnya dan apalagi kalau mengurung diri dalam menara gading saja.
Ukuran transformasi ilmiah berjalan disuatu kampus dapat dilihat tradisi ilmiah, karya ilmiah, perbedaan pendapat yang didasari kerangka berfikir ilmiah dan kekayaan ilmiah menjadi semarak dan menjadi warna kehidupan kampus itu dan hidupnya atmosfir budaya akademik di kampus melalui pelayanan bermutu dan kepuasan stakeholders.
Ketiga, dukungan infrastruktur. Kecukupan sarana pendukung, seperti sarana ruang belajar yang baik dan nyaman, kantor yang representative, ruang terbuka untuk aktivitas mahasiswa dan sarana pendukung kampus lainya seperti internet, labor, radio komunitas, dan kelengkapan sarana transportasi adalah satu kemestian yang tak dapat ditawar lagi yang harus segara diadakan untuk menuju transformasi kampus yang bergensi dan dihargai.
Keempat, kemampuan untuk menerapkan management best practice dalam pengelolaan dan pengembangan perguruan tinggi.
Pentingnya Pengembangan Sistem Manajemen ISO 9001:2008 di Perguruan Tinggi sebagai berikut. Pertama membuat sistem kerja dalam kampus menjadi standar kerja yang terdokumentasi dan mempunyai aturan kerja yang baik sehingga memudahkan pengendalian.
Kedua menjamin bahwa proses yang dilaksanakan sesuai dengan sistem manajemen mutu yang ditetapkan. Ketiga akan memudahkan Pimpinan dalam pencapaian target/sasaran mutu karena sudah dipersiapkannya target/sasaran mutu yang terukur dan rencana pencapaiannya.
Keeampat meningkatkan semangat dan kinerja pimpinan, para dosen dan karyawan serta mahasiswa karena adanya kejelasan tugas dan wewenang (job description). Kelima mengarahkan dosen, karyawan dan mahasiswa agar berwawasan mutu dalam memenuhi permintaan pelanggan, baik internal maupun eksternal.
Keenam untuk meningkatkan produktivitas, efisiensi, efektifitas operasional dan mengurangi biaya yang ditimbulkan karena pelayanan yang tidak sesuai. Ketujuh nilai kompetisi dan image positive dari Perguruan Tinggi baik sebagai lembaga pendidikan yang reputable maupun sebagai mitra kerjasama yang potensial dan strategis.
Pilihan untuk mengembangkan dan mengimplementasikan ISO 9001:2008 sebagai alat bantu dalam proses pengelolaan organisasi sebagai pondasi dari sistem manajemen mutu serta mudah dalam pengembangan dan implementasinya. Sistem ISO 9001:2008 sudah teruji di berbagai Perguruan Tinggi yang bermutu.
Transformasi pemenuhan standar mutu perguruan tinggi menjadi syarat mutlak bagi IAIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi untuk melakukan transformasi menjadi Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi yang sedang sama-sama kita perjuangkan.
Tranformasi Perguruan Tinggi merupakan pilihan IAIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi untuk meningkatkan mutu layanan proses tridharma perguruan tinggi, maka dibutuhkan 3C sebagai Key Success Factor yaitu Commitment dan kesedaran mutu yang Tinggi, Communication yang Efektif, serta Coordination yang Baik dari seluruh pihak yang terkait mulai dari pimpinan, dosen, pegawai dan mahasiswa serta stakeholder.
Jika IAIN STS Jambi dapat konsisten dan istiqamah menjalankan sistem yang sudah disepakati maka dapat dipastikan IAIN STS Jambi menjadi Perguruan Tinggi berkemajuan dan berkeadaban dalam menghadapi kompetisi global.
(*Ketua Lembaga Penjaminan Mutu IAIN STS Jambi dan diisampaikan pada Wisuda ke-48 dan Diesnatalis ke-47 IAIN STS Jambi)
